社長秘書の仕事
社長秘書とは、社長が仕事をうまく、かつ、円滑に進めるための補佐をする仕事を担う人の事です。社長のスケジュールを管理し、調整を行い、時間に無駄が出来ない様にするのも、社長秘書の仕事です。また、社長に代わり仕事の交渉をしたり、接待に同行し、同席したりします。そして、電話での応対、取次ぎ、接客は、当然にしなければならない仕事です。残業は当然の事の様にありますし、社長が帰るまで帰ることの出来ない立場ですから、プライベートな時間は無いと考えた方が良いでしょう。それでも、社長を立て、常に社長の仕事をサポートしなければならないのが社長秘書の役目なのです。つまり、社長秘書とは、体力、精神力、知識、知能と、あらゆる点において優れていなければならない事になります。
また、社長自身が気分良く仕事をこなせるような環境を、常に作っておかなければなりません。それも、社長秘書の仕事と言えるでしょう。いつお茶を持って行ったら良いのか、どんなものが好きなのか、どんな言葉を掛けたら気分が良くなるのか、そうした些細なことも把握しておく必要があります。
社長秘書は、社長を常に支え、社長と同等の仕事をこなさなければならないと言えるでしょう。また、大げさに言えば、社長の機嫌を常に取る事も必要になります。臨機応変に判断し、対処し、処理できる力を備えた人材が、社長秘書と言えるのではないでしょうか。
社長秘書に必要な目に見えないスキル
社長秘書は、あらゆる点で優れている必要があります。
社長の心理を常に読み取り、今どうすべきかを瞬時に判断できる力が備わっていなければなりません。つまり、臨機応変に対処できる判断力が必要です。また、人の心を読み取る事が出来る力も必要になります。しかし、臨機応変に対処する判断力も、人の心を読み取る能力も、勉強して身に付くものではありません。自分の心が、きちんと相手に向いていなければ、勉強して知識を持ったとしても、身に付く能力ではありません。社長秘書として働く為には、常に自分より相手の事を考える心、相手を思いやる心を持つ事が必要となるのです。
また、社長に気分良く仕事をして貰う為には、常に秘書自身が平穏であり、温厚であり、冷静でいなければなりません。社長の言葉を信じ、素直に受け取れる心、謙虚な気持ち、明るさ、そして精神力の強さといった技量も必要です。
更には、的確な判断を瞬時に出せるような考え方の器用さ、仕事をきちんとこなす丁寧さ、社長や交渉相手の言ったことをすばやく理解する事の出来る力なども、社長秘書には必要なスキルとなります。
目に見えるスキル
社長秘書にとって、精神面や心のあり方、考え方といった、目に見えないスキルばかりが必要なのではありません。社長秘書になる為には、目に見えるスキルも必要になります。社長秘書とは、あらゆる点において優れたスキルを必要とする仕事なのです。
秘書としての知識を判断するものに、秘書検定というものがあります。秘書技能検定、秘書能力検定といわれるものがそうですが、こうした秘書検定のレベルが高ければ高いほど、社長秘書としての技量が認められます。転職の際にも有利です。また、電話応対や取次ぎは日常茶飯事ですから、当然出来なければならないものとなります。ビジネスマナーも必要です。また、社交的な場へ同行する事も多い為、社交場でのマナーも知っておかなければなりません。また、お茶もうまく入れられなければ、社長秘書は務まりません。
更に、基本的なスキルとして、ワードやエクセルといった、パソコンのスキルも身に付けておく必要があります。そして、社長に代わって交渉を行う事もある為、取引先や、電話を掛けてきた相手が海外の人だったりしても対応出来る様に
ビジネスレベルの語学力が必要とされます。
スキルを身に付ける
社長秘書になるためのスキルを身に付ける為には、秘書としての勉強をしなければなりません。秘書を養成するスクールもありますし、参考書も書店などで手軽に購入出来ますから、独学も可能です。また、転職エージェントや人材派遣会社が併設しているスクールや、研修制度によって、秘書に必要な知識や能力を身に付けることが出来ます。また、秘書の能力や技量を判断する秘書検定の資格を取れるよう、サポートしている転職エージェントや人材派遣会社もあります。社長秘書になる為には、こうしたものを利用して、社長秘書に必要なスキルを身に付ける事が必要となります。
また社長秘書の求人では、殆どの企業が、条件に、経験者である事や、ブランクの短い人としています。ですから、他の職種を経験していて、いきなり社長秘書になるというのは難しいかもしれません。ですから、転職を考える際、社長秘書を最初から限定するのではなく、経験を積む為にも、事務職やアシスタント業を経験しておく事も、社長秘書になる為の必要なスキルを得る為に、必要な事と言えるでしょう。
近年では、派遣やインターン制度によって、必要な知識を持っていなくても、秘書職や事務職、アシスタント業などを経験する事が出来る様になっています。こうした制度を利用してスキルをアップさせ、社長秘書への転職に備えておく事も必要です。
転職エージェントや人材派遣会社を利用する
社長秘書の仕事を探す際に、転職エージェントや人材派遣会社などを利用すると良いでしょう。アドバイザーを設けている会社なら、尚良いと思われます。
社長秘書の仕事は、求人情報誌や転職サイトなどで検索する事が出来ます。しかし、条件が厳しい所もあり、自分自身での転職活動においては、スキルが十分備わっていなければ難しいものとなります。しかし、転職エージェントや人材派遣会社においては、足りないスキルを補うサポートや、企業側へのマッチングをしてくれる為、自分のスキルに合った企業への転職をする事が出来ます。
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